LAYANAN PROTOKOL
Oleh Drs. B. R. Suryo Baskoro M.S.
Layanan protokol dibagi menjadi tiga bagian yaitu tata upacara, tata kehormatan, dan tata tempat. Tata upacara merupakan tata cara sebagaimana yang terdapat dalam upacara resmi kenegaraan, penandatanganan perjanjian, dan konferensi internasional. Tata kehormatan merupakan tata krama dalam menempatkan, menyebut, memperlakukan seseorang sesuai dengan kedudukannya. Sedangkan tata tempat merupakan tata pengaturan atau cara mengatur tempat duduk dan urutan dalam upacara kenegaraan dalam jamuan makan dan lain-lain. Tugas seorang protokol diantaranya adalah sebagai berikut:
- Tata ruang, yaitu pengaturan ruangan, lambang negara, meja, tata cahaya, dan sebagainya yang meliputi isi ruangan tersebut.
- Tata tempat, yaitu urutan siapa yang berhak untuk mendapatkan prioritas karena jabatan VIP (Very Important Person) atau VIC (Very Important Citizen).
Aturan-aturan dasar tata tempat yakni sebagai berikut:
- Seseorang yang memiliki jabatan paling tinggi maka ia duduk di posisi yang paling depan.
- Jika berjajar, maka di sebelah kanan yang bersangkutan lebih tinggi jabatannya daripada di sebelah kiri yang bersangkutan.
- Tata upacara, meliputi hal-hal sebagai berikut:
- Jenis kegiatan
- Bahasa pengantar
- Materi aktivitas
- Menyusun acara dengan urutan yang benar
- Menyiapkan personil yang terlibat
- Menghubungi pemberi sambutan, dimana pejabat yang tertinggi menyambut di urutan paling terakhir
- Tata busana, yaitu menetapkan dress code yang sesuai dengan acara yang diadakan
- Tata warkat, yaitu administrasi surat menyurat dan undangan yang dibuat berkaitan dengan acara tersebut
Jika terdapat kunjungan menteri ke dalam acara yang diadakan maka tugas protokol yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
- Perencanaan, meliputi:
- Menetapkan jenis dan jumlah tamu yang akan datang
- Menetapkan tempat dan kelengkapan perlengkapan
- Menentukan dress code
- Membuat layout
- Membuat susunan acara dan rundown acara
2. Persiapan, meliputi:
- Komunikasi, dilakukan dengan ajudan atau protokol
- Komunikasi tertulis, seperti surat-menyurat
- VIP Lounge Bandara
- Vorijder
- Pejabat atau penyambut
- Ruang transit atau coffee break
3. Koordinasi, meliputi:
- Cek konfirmasi tamu (RSVP), agar tidak ada kursi yang kosong
- Cek kelengkapan properti dan menu
- Cek layout ruang, untuk kenyamanan audience
- Cek ruang untuk ibadah (sembahyang) dan toilet
- Cek akses masuk – keluar tamu dan audience
- Infokan kegiatan kepada semua divisi termasuk front liner
- Cek ada atau tidaknnya pantangan makanan
4. Pelaksanaan, meliputi:
- Cek tamu
- Cek persiapan dan perangkat acara
- Mengatur tempat duduk
- Menerima tamu
- Mengendalikan acara dan MC
- Mengatur waktu kudapan atau jamuan
Dalam menjadi seorang protokol perlu adanya hal yang diperhatikan, diantaranya adalah sebagai berikut:
- Catatan komunikasi
Pantangan komunikasi lisan dan sikap:
- Nada memerintah, melarang, menunjuk anggota tubuh
- Menari, mengumpat, mengekspresikan kejengkelan
- Memberikan tekanan kalimat dengan gerakan anggota tubuh
- Sikap berdiri dan duduk dengan santai
- Tertawa terbahak-bahak
2. Catatan seating arrangement
- Pejabat tertinggi ditempatkan di tengah, misalkan pejabat tertinggi adalah orang dengan nomor 1 maka susunannya adalah (2 – 1), (3 – 1 – 2), (4 – 2 – 1 – 3)
- Kedatangan dan kepulangan, yaitu pejabat tertinggi selalu datang paling akhir dan pulang paling awal
3. Catatan penyusun acara
Sambutan:
- Jumlah pemberi sambutan perlu dibatasi
- Masing-masing penyambut diberi alokasi waktu tertentu
- Penyambut terakhir adalah pejabat tertinggi
- Jika ada kepanitiaan, fungsi ketua panitia adalah pelapor bukan penyambut
- Coffee break
4. Catatan MC
- Pencipta suasana
- Harus memiliki vokal mikrotonis
- Memiliki artikulasi yang jelas
- Intonasi harus selaras dengan jenis acara yaitu apakah acara tersebut formal, semi-formal, atau informal
- Memiliki keterampilan bahasa
Fungsi protokol sendiri adalah pelayanan, pelayanan tersebut dilakukan baik dengan cara improvisasi, ketidak tataan, kemendadakan pun perlu diantisipasi dan dilayani. Hakikat keprotokolan adalah sebagai berikut:
- Pencipta situasi yang menyenangkan dan harmonis dalam kegiatan acara
- Spirit dasar dalam pelayanan
- Pendukung image building suatu institusi atau perusahaan
PROTOKOL PERJAMUAN ACARA DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS / FAKULTAS
Oleh drh. Puspa Wikan Sari S.U.
Protokol perjamuan merupakan pedoman atau tata cara yang lazim digunakan dalam perjamuan. Protokol dalam perjamuan acara sangat penting untuk diketahui, fungsinya untuk memberikan pemahaman sehingga kita bisa mengadakan perjamuan di lingkungan universitas atau fakultas yang sesuai. Protokoler berkoordinasi dengan panitia pelaksana yaitu mengkoordinasikan sinkronisasi jadwal, tempat acara, peserta, daftar nama pejabat yang datang, undangan VIP dan VVIP. Selain itu pula protokoler berkoordinasi dengan biro rumah tangga yaitu mengkoordinasikan kebutuhan protokoler dalam penyedia logistik yakni orang-orang yang membantu kelancaran acara.
Perjamuan merupakan pertemuan makan dan minum / pesta / resepsi. Tujuan diadakannya perjamuan yaitu untuk menghormati tamu penting, merayakan suatu peristiwa tertentu, dan penyelenggaraan rapat. Sifat perjamuan dibagi menjadi dua yaitu resmi / formal yang diadakannya menggunakan protokoler dan tidak resmi / non formal. Jenis perjamuan dibagi menjadi empat sesi, diantaranya:
- Coffee morning
- Lunch, diadakan mulai pukul 12.00 hingga 15.00
- Dinner, diadakan mulai pukul 19.00 hingga 21.00
- Tea party
Jenis-jenis acara yang biasa diselingi dengan perjamuan diantaranya yaitu:
- Rapat
- Internal, yaitu pengurus organisasi, koordinasi rutin, dan evaluasi kegiatan
- Eksternal, yaitu koordinasi eksternal
- Workshop atau lokakarya
- Pelatihan, yaitu termasuk pelatihan rutin, pelatihan dasar, pembekalan, dan diklat
- Seminar
- FGD (Focus Group Discussion) atau diskusi kelompok
Persiapan yang perlu diperhatikan saat perjamuan yaitu:
- Konsep penyajian makanan yang dipilih
- Sesuaikan menu dengan tema acara
- Sajikan menu utama yang umum
- Seimbangkan menu makanan
- Hindari menu makanan yang ribet
- Stock makanan yang cukup
Menu adalah rangkaian jenis makanan dan minuman yang tersedia kemudian siap untuk dihidangkan. Struktur menu terdiri dari:
- Makanan ringan / appetizer
- Makanan pokok / makanan utama
- Makanan penutup
Bentuk dan susunan menu terdiri atas dua macam yaitu bentuk klasik yang menyajikan sekitar 14 macam menu dan bentuk moderen yang menyajika empat hingga lima macam menu. Syarat untuk menyusun menu yaitu terdapat, sesuaikan dengan tema acara, jumlah porsi menu, dan waktu / durasi acara. Berikut ini merupakan penyajian menu berdasarkan durasi waktunya:
- Kurang dari 2 jam (< 2 jam), dinamakan pertemuan singkat. Jika hanya mengundang anggota internal maka tidak perlu pengadaan konsumsi tetapi cukup disediakan air minum misalnya air putih.
- Lebih dari 2 jam (> 2 jam), disediakan snack / makanan kecil dan air minum
- Lebih dari 4 jam (> 4 jam), disediakan air minum, snack, dan makan siang
Teknik penyajian hidangan yaitu cara menyuguhkan makanan kepada tamu dengan komposisi yang diatur dan disesuaikan, disusun secara menarik agar dapat meningkatkan selera makan. Prinsip penyajian harus higienis dan sanitasi. Fungsi penyajian yaitu:
- Untuk meningkatkan selera makan
- Memberi informasi jenis menu
- Menghormati tamu dengan makanan terbaik
- Menjadikan makan lebih berkesan
Model penyajian makanan dibagi menjadi beberapa macam, diantaranya adalah:
- Kemasan box
Berisi snack, makanan, dan minuman
2. Buffet, berbentuk prasmanan dan gubuk
- Prasmanan yaitu dalam bentuk meja panjang
- Memberi harga lebih murah
- Menu standart
- Kurang memberi kesan mewah
- Menghindari kejadian kurang hidangan
- Menu gubuk
- Dihidangkan dalam gubuk-gubuk
- Harga lebih mahal
- Satu gubuk berisi satu jenis makanan
3. Coffee break, biasanya pada pagi hari sebelum acara dimulai. Sajian berupa kopi atau teh.
4. Banquet, digunakan khusus untuk VVIP dan perjamuan khusus. Macam ini merupakan bentuk tertinggi dalam sebuah perjamuan.
Teknik dan etika distribusi makanan adalah sebagai berikut:
- Penanganan tamu VVIP / VIP sebaiknya menggunakan ruang transit yang memiliki fungsi antara lain:
- Sebagai transit tamu selagi menunggu kesiapan acara
- Sebagai energizer tamu dan menghindarkan hidangan yang berlebihan dalam acara
- Penanganan tamu yang ada di dalam ruangan yaitu:
- Jika menggunakan podium, sebaiknya cukup diberikan air minum yang disiapkan dan dipastikan selalu diganti setiap sesi.
- Jika menggunakan meja pemateri, perlu dihindari makanan yang berlebihan, baisanya cukup air minum yang disediakan saat sebelumnya dan dipastikan diganti setiap sesi.
- Untuk peserta tamu baik VVIP maupun VIP, hidangan dihantarkan ketika tamu VVIP / VIP telah duduk di kursi masing-masing yang disediakan.
Untuk peserta biasa, hidangan dapat diambil pada saat registrasi atau ketika coffee break.
TEKNIK PEMBUATAN SURAT DINAS
Fungsi surat adalah sebagai berikut:
- Pengganti pertemuan langsung
- Duta organisasi
- Pedoman kerja
- Bukti tertulis, yang selanjutnya dapat berfungsi historis, yuridis, dan administratif.
- Pembentuk citra
Syarat-syarat untuk menulis surat dinas yang baik yaitu:
- Penampilan baik, bersih, rapi, dan format menarik
- Isi ditulis secara singkat, jelas, dan eksplisit
- Bahasa yang digunakan adalah bahasa resmi, baku, dan santun
- Hindari kesalahan seperti kesalahan pada sapaan, nama, alamat, dan isi surat.
Bagian-bagian dibagi dalam beberapa bagian, yaitu:
- Kepala surat
- Nomor surat
- Sifat (opsional)
- Lampiran (jika ada)
- Hal
- Tanggal surat
- Alamat tujuan
- Salam pembuka (relatif)
- Paragraf pembuka
- Paragraf isi
- Paragraf penutup
- Salam penutup (relatif)
- Nama jabatan
- Tanda tangan
- Nama jelas
- Tembusan (jika ada)
MENGENAL NETIQUETTE SEBELUM BERINTERNET
Oleh Hestining Kurniastuti, S.S.
Netiquette sudah ada sejak tahun 1982. Netiqutte merupakan aturan tentang cara yang tepat dan sopan untuk berkomunikasi dengan orang-orang ketika menggunakan internet.
Aturan inti dalam ber-netiquette yaitu:
- Tinjau ulang pesan yang telah dirancang
- Hindari capslock, huruf menunjukkan berteriak dan tidak profesional
- Tahan diri untuk menghina orang lain karena hal ini termasuk dala cyberbullying
- Kirim pesan dalam periode yang tepat sesuai dengan pesan yang dikirim
- Kunjungi situs yang aman
Komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan cara-cara berikut:
- Singkat, langsung pada inti dan menggunakan bahasa yang baik
- Penggunaan hyperlink dalam penjelasan
- Penggunaan link shortener
- Penyampaian jelas, bukan menggunakan bahasa asing
- Mematuhi hukum dan tidak plagiat
- Penggunaan bahasa sesuai dengan target yang dituju
- Hanya gunakan huruf tebal, miring, atau garis bawah
Ketentuan surel diantaranya:
- Kirim surel pada jam normal
- Buat signature dalam surat elektronik
- Kirim pesan singkat
- Konfirmasi ketika akan mengirim attachment yang berukuran besar
- Hindari membagi alamat surel tanpa seijin pemilik
- Buat subject yang jelas
- Perhatikan pembuka, isi, dan penutup surel
- Gunakan BCC ketika berkomunikasi sehingga pihak-pihak tidak akan membuka informasi pribadi seseorang
- Pikirkan sebelum mengirim atau membalas ke semua (All)
- Selalu balas surel tanpa harus menunda lama
- Pilihlah font, hindari pemilihan font yang berwarna dan tidak biasa, gunakan sans serif fonts dengan ukuran 12 atau 14.
- Hindari latar belakang berwarna
Apabila dilakukan diskusi dalam group maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini:
- Menghormati anggota group
- Bertukar gagasan dan opini dengan saling menghargai
- Berdebat dengan santun
- Hindari merespon ketika emosi tidak stabil
Panduan dalam bermedia sosial yaitu:
- Hindari umpatan dan kebencian
- Tunjukkan empati dan saling menghormati
- Bagikan informasi yang akurat, cek kembali faktanya
- Koreksi kesalahan dan hilangkan informasi yang keliru
- Hindari menggunakan username yang menyerang pihak lain
- Hindari hal yang mengumbar informasi pribadi
Golden Rule: Treat others as we want to be treated